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Resumen del VI Congreso Universitario de Comunicación y Eventos

 

El protocolo local, protagonista en el VI Congreso de Comunicación y Eventos

 

RESUMEN DE TODAS LAS PONENCIAS

 

La ciudad de Madrid acogió ayer jueves y hoy viernes el VI Congreso Universitario de Comunicación y Eventos, que en esta edición se centró de manera monográfica en el Protocolo Local. El encuentro, que tuvo una gran éxito de participación, estuvo promovido por ISEMCO (International School of Event Management and Communication) y contó con la presencia de los más reconocidos profesionales que trabajan en España en esta disciplina.

La inauguración oficial del Congreso corrió a cargo de Juan Ángel Gato, presidente de la Asociación Española de Protocolo, y de Carlos Fuente, director de ISEMCO. Y la conferencia inaugural fue pronunciada por Rafael Vidal, ex jefe de protocolo de la Diputación de A Coruña.

Vidal acercó a los asistentes a la visión política del protocolo y sus profesionales y apuntó la importancia del apoyo para la formación y cualificación de los expertos del sector. "Aquellos que estén formados realizarán mejores eventos", dijo. "Debemos analizar la visión que tienen los políticos del profesional del protocolo y los eventos, así como la de los partidos y de las asociaciones, que han lanzado diferentes propuestas y equivalencias para la profesión sin que hayan culminado el proceso. Los políticos deberían enmarcar mejor al protocolo en sus presupuestos y departamentos y realizar una clasificación funcional de los gastos". Y añadió: "La utilidad de nuestra profesión radica en su creatividad y en su flexibilidad. Debemos intentar que los políticos tengan mejor conocimiento de lo que hacemos y una visión más globalizada de la profesión y del sector, así como de la importancia que tiene para la imagen de la institución". 

 

 

BLOQUE 1. La aplicación y adaptación de precedencias en el ámbito local y autonómico. Los cargos no contemplados en las normativas de precedencias. La representación y la cesión. Reglamentos y normativas de Protocolo. Análisis de problemas y propuestas de soluciones

 

La primera mesa-coloquio del encuentro se centró en la aplicación y adaptación de las precedencias en el ámbito local y autonómico, en la que se debatió sobre los cargos no contemplados en las normativas de precedencias. En primer lugar, tomó la palabra Agustina Barrera, Jefa de Programas del Área de Protocolo de la Presidencia de la Junta de Andalucía, quien apostó por unificar criterios mediante la posición del presidente del Tribunal de Justicia de Andalucía, "ya que su posición se puede modificar según las autoridades que acudan al evento sin que figuren en el Real Decreto". A continuación, tomó la palabra José Ramón Budiño, responsable de Protocolo de la Diputación de Ávila, quien profundizó sobre los inconvenientes que existen a la hora de que acudan a los eventos autoridades no contempladas en el Real Decreto, como el delegado territorial o subdelegados de Gobierno. Apostó por un profesional de protocolo cualificado que pueda apostar por una profesionalidad que permita solventar este tipo de inconvenientes. A continuación, tomó la palabra Mercé Fernández, Jefe de Relaciones Públicas y de Protocolo del Área Metropolitana de Barcelona, quien puntualizó que su institución no está contemplada en el Decreto y que por ello se complican las precedencias en los eventos que realizan. "Muchos cargos de su administración son, además, cargos de otras instituciones, por lo que cuando acuden a los eventos, asisten como miembros de otras instituciones". Una vez concluida su intervención, tomó la palabra Ramón Peche, Jefe de Protocolo y Relaciones Institucionales del Ayuntamiento de Aranjuez, quién subrayó la necesidad de conocer los reglamentos locales y su aplicación en los diferentes eventos. "No todos los municipios tienen estos reglamentos, pero poco a poco se van adaptando". Analizó cómo se estructuran y que información tienen estos documentos. Para finalizar esta mesa, habló José Luis Ochoa, Jefe del Servicio de Relaciones Sociales e Institucionales de la Diputación Foral de Navarra. "Las instituciones de su ámbito local y provincial", dijo, "tienen una especie de códigos para informar sobre la forma en la que deben colocar a sus autoridades, ya que el Real Decreto no está acorde a la realidad actual, es obsoleto y habría que actualizarlo. Se debe respetar a las entidades organizadoras y peinar las presidencias".

Se debatió sobre quién debe modificar estas normativas, ya que los intereses locales chocan con los del Estado "y por ello unificar una normativa es más complicado". Se analizó si los problemas de precedencias se solventarían si las comunidades autónomas revisasen sus reglamentos y normativas. "El Decreto tendría que actualizarse y los profesionales deberían amoldarse a esa actualización que sería más cercana a la situación actual."

 

 

BLOQUE 2. El uso de los símbolos oficiales en el marco de la administración local. El luto oficial. Honores y distinciones

 

Jose Alfredo Escobar, Jefe de Negociado del Departamento de Protocolo del Ayuntamiento de Arona, abrió este Bloque acercando a los asistentes al uso de los símbolos oficiales durante el luto oficial. Consideró cómo se deben utilizar las banderas con el crespón negro y cómo utilizar la media asta para el resto. "También es importante el uso de libros de condolencias para poder plasmar los diferentes mensajes de los asistentes. No hay normativa respecto al luto oficial, tan solo hay un artículo en la ley 39/81 sobre la bandera nacional donde se prohíbe la utilización de cualquier símbolo en la propia enseña, por lo que no se debería colocar un crespón negro sobre la bandera. Por otro lado, existe otro artículo en el Real Decreto 684/2010 donde se obliga a colocar la bandera a media asta cuando se establece el luto oficial. Respecto a esto, abrió el debate sobre la necesidad de bajar todas las banderas y no solo la nacional cuando se establece un luto nacional". Como reflexión final, consideró la absoluta necesidad de aprobar una disposición relativa a esta cuestión y fijar criterios para todos los tipos de supuestos necesarios.

Para finalizar la sesión de la mañana, en el Bloque 2 se celebró una mesa coloquio sobre el uso de los símbolos en el marco de la administración local y en el luto oficial, honores y distinciones. En primer lugar, Gemma Fernández Ges, Jefa de Protocolo del Ayuntamiento de Zaragoza, habló a los asistentes sobre cómo realizan el luto oficial en las banderas de su institución. También explicó cómo se realiza el luto a media asta en las banderas exteriores. "Hay instituciones que no lo realizan correctamente y no siguen la normativa". La siguiente en tomar la palabra fue Arantxa Vicedo, responsable de Protocolo del Ayuntamiento de Elche, puntualizando que es importante tener históricos de los diferentes eventos para poder trabajar en los diferentes actos. Analizó cómo se desarrolla el nombramiento de hijo predilecto en este ayuntamiento pasando por su estructura y ceremonial. "Si cerramos mucho no podemos comunicar con claridad y trasmitir un mensaje, no podemos cambiar las normas constantemente". Por su parte, Pablo Fernández, jefe de Comunicación y Protocolo del Ayuntamiento de Benifaió (Valencia), afirmó que el protocolo se ajusta a la situación actual de cada una de los periodos por los que pasa cada institución. Analizó la entrega de los premios Ciudad de Benifaió, donde propuso generar una normativa y reglamentación administrativa para crear unas bases que sustenten la convocatoria de los premios. "Esto generó poder tener un evento con cimientos sólidos pero con un barniz de creatividad y diferencia en algunos aspectos, por ejemplo, la entrega del premio se realizó al aire libre".  Concluyó su intervención afirmando que el trabajo bien hecho no entiende de ideologías. "Debemos ser profesionales y si las cosas están bien hechas podemos convencer al político". A continuación, Arturo Martínez, de Protocolo Ministerio de Educación y Formación Profesional, acercó a los asistentes a la organización y protocolo de los funerales de Estado. Analizó diferentes imágenes y ceremonial de los distintos actos luctuosos que se han celebrado en nuestro país, como por ejemplo, el del ex presidente Adolfo Suárez.

Una vez finalizadas las diferentes intervenciones, se procedió a debatir sobre los temas tratados. "La familia es importante y se debe tener en cuenta, ya que son los que deciden y autorizan las acciones que se realizan en los actos luctuosos". Los diferentes asistentes comentaron sus experiencias con funerales y actos relacionados. 

 

 

BLOQUE 3. Tradición e innovación. Las puestas en escena en los actos locales oficiales y su vocación comunicacional. Tecnologías y protocolo digital

 

La sesión de la tarde con el Bloque 3, mesa dedicada a la tradición e innovación y la puesta en escena de los actos locales y su vocación comunicación. Francisco José Martínez, Director General de Protocolo y Casa Consistorial del Ayuntamiento de Sevilla, hizo una distinción sobre el estado laico y el estado aconfesional y puntualizó que las autoridades deben ser sensibles a las nuevas religiones y situaciones que debemos tener en cuenta para organizar los eventos. "Esto debe ser mezclado con la tradición que también está presente en el ceremonial, debemos mantener las tradiciones adaptándolas a los tiempos actuales. Para realizar esta adaptación se debe tener flexibilidad, imaginación, impacto y respeto a las normas". La mesa también contó con la presencia de David del Amo, coordinador de Relaciones Institucionales del Ayuntamiento de Alcobendas, quien realizó un análisis de los eventos con una alta tradición como pueden ser torneos deportivos y procesiones, entre otros. "Las tradiciones son la seña de identidad de un pueblo y lo que les identifica, la innovación es una herramienta para que esa tradición se mantenga y perdure, la clave es convertir algo tradicional en algo innovador o con nuevas tecnologías que se pueden aplicar, como por ejemplo la cabalgata de reyes con geolocalización donde los ciudadanos podían conocer el lugar exacto en el que estaba el desfile. Por último, tomó la palabra José Manuel Navarro, Jefe de Protocolo del Ayuntamiento de Roquetas de Mar, quien detalló el ceremonial y las tradiciones que ellos realizan mezclando diferentes personas y culturas, colaborando con todas las confesiones religiosas. "Las autoridades se posicionan con menos protagonismo en los eventos religiosos para mantener las tradiciones mediante una relación diferente con las diferentes confesiones religiosas. Todos estos eventos aportan un retorno económico a la localidad mediante publicidad, servicios, entre otros. Además, los consistorios deben estar cerca de la ciudadanía y estar con ellos en estas ceremonias que para ellos son importantes".

La siguiente mesa de este Bloque 3 se centró en la escenografía y tecnologías accesibles para la puesta en escena de los actos oficiales. Javier Carnicer, Director de Protocolo del Gobierno de Aragón, señaló que los escenarios y escenas siempre tienen que ser accesibles "ya que es una seña de identidad. Cada una de las instituciones intenta liderar la actualidad en la que se mueve y por ello amoldan sus eventos a esa realidad. Se debe ganar en lo visual para potenciar el mensaje a lanzar. También se debe trabajar con criterios de sostenibilidad cuando se seleccionen los escenarios. Todo esto debe ser acompañado por un gran trabajo en equipo que hará más fuerte a la organización". Por otro lado, Paloma Flórez, Jefa de Protocolo del Ayuntamiento de Madrid, propuso que los espacios y puesta en escena de los eventos sean más cercanos con la ciudadanía. "Ni siguen normas tan tradicionales para conseguir optimizar el mensaje visual que se quiere lanzar. Tienden a hacer cosas más sencillas y minimalistas acordes a la filosofía del consistorio. En los actos institucionales se utilizan menos las cortinas de terciopelo que son sustituidas por otros elementos, gestos y puesta en escena de sus eventos. La sostenibilidad también entra en juego con elementos como el agua, ya no utilizan botellas de plástico y son sustituidas por jarras de cristal más sostenibles. A continuación, Gloria Campos, Directora General de ISEMCO, apuntó que las escenografías pueden hacer variar los puestos de las autoridades oficiales a favor de los tiros de cámara del evento. "Normalmente, las escenografías están más pensadas para las autoridades y no para el mensaje y la comunicación global del evento. La puesta en escena se hace para dirigirse al público para el que se hace, tenemos que cambiar esa visión y acercarnos a la realidad visual de los actos. La arquitectura de un evento no solo es la decoración, los contenidos también forman parte activa del evento. La contratación de agencias minimiza, en muchas ocasiones, los costes generales, pero en localidades pequeñas no es posible. La puesta en escena de un evento es una labor complicada con un equipo que está detrás de toda la parte visual del evento.  Los actos oficiales deben tener en cuenta la responsabilidad social corporativa para sus eventos y comprender puestas en escena sostenibles y con capacidad para reciclar. Las empresas de producción tienen un valor añadido de creatividad y no solo se deben utilizar para la parte técnica. Las instituciones oficiales deben acercarse a estas empresas para mejorar sus puestas en escena". 

Se cerró la primera jornada con la mesa centrada en la planificación de actos oficiales locales para su difusión a través de las redes sociales y el uso de nuevas herramientas tecnológicas. Antonio Leon-Sotelo, Jefe del Servicio de Actividades Culturales de la Biblioteca Nacional de España, abrió la mesa analizando las redes sociales de su institución y apuntando que son útiles para conocer a su público, acercarse a él y hacerle partícipe de la actividad día a día. "Todos los actos de la biblioteca se difunden online, en streaming, llegando a 22.000 visualizaciones. Todos los meses se elabora una newsletter donde se informa, entre otras cosas, de estas retrasmisiones". Por otro lado, Nadia González, Community Manager de Greenpeace, también afirmó que las redes sociales "son una potente herramienta de comunicación con las que se difunden todos los eventos y acciones que realizan". Arturo Martínez, de Protocolo del Ministerio de Educación y Formación Profesional, recordó la enorme labor que se realizaba antiguamente "haciendo las cosas en papel y con listados de invitados. Con la entrada de las nuevas tecnologías se ha recortado el tiempo de planificación, gestión y ejecución". El comandante Ramón Rizo, destinado en el Servicio de Innovación Tecnológica y Seguridad de la Información de la Dirección General de la Guardia Civil, afirmó que las bases de datos deben seguir el reglamento de datos fijado en la nueva legislación. "Cuando pensamos en tratamiento de datos hay que tener en cuenta a un responsable que gestione esa gestión y custodia de datos personales".

"Las redes permiten que la sociedad en general conozca las instituciones y sus eventos acercándolas a ellos y mejorando la comunicación entre ambas partes. Son un recurso útil para optimizar el mensaje del evento. Tener muchos seguidores en redes sociales no debe primar sobre el engagement, ya que es lo que produce mayor cercanía con la marca y optimiza su visibilidad".

 

 

BLOQUE 4. El rol y perfil actual de los profesionales de protocolo en el ámbito local y autonómico. Formación, contratación, oposiciones, posicionamiento en el organigrama institucional. Presupuestos

 

La jornada del viernes comenzó con el Bloque 4 dedicado al rol y al perfil actual de los profesionales de protocolo en el ámbito local y autonómico. Antonio Rodríguez, ex jefe de Protocolo y Relaciones Institucionales de la Delegación de Gobierno de Cataluña y ex jefe de Protocolo del Ayuntamiento de Badalona, analizó de forma detallada el rol y el papel de los organizadores de eventos. "Es importante tener en cuenta que actualmente existe formación oficial en este campo que genera grandes profesionales. Esto provoca que se avance con paso firma hacia la excelencia profesional. En muchas ocasiones las instituciones públicas seleccionan personas no cualificadas que se incorporan por confianza o intereses. Esto genera que la visión del organizador de eventos no tenga la visión que debe tener. Pero es importante considerar a los profesionales que están en activo y que en su época no existía formación en eventos y protocolo. Esto no significa que no estén cualificados, ya que la experiencia es un grado. La creación de nuevos puestos debe considerar a las personas formadas en materia de protocolo. Las plazas de protocolo y eventos son de libre designación y no se puede hacer nada al respecto por no estar la profesión regulada ni tener donde recurrir para apelar la decisión tomada al respecto. En muchas ocasiones se amenaza con ceses si el profesional organiza sin el punto de vista del partido de turno, pero los profesionales de protocolo y eventos son profesionales que deben ser objetivos a la profesión, al protocolo y al evento. Hay que asociarse para generar fuerza y luchar por la profesión".

 

El siguiente turno fue para Josep Solá, jefe de Protocolo del Ayuntamiento de Terrasa y presidente de la Asociación Catalana de Protocolo y Relaciones Institucionales, quien analizó las acciones concretas que se deben llevar a cabo para el reconocimiento del profesional de protocolo en las administraciones locales. "Hay que reforzar el protocolo local y la realización de este tipo de foros es muy necesario para analizar cómo está la situación actual y para generar nuevos foros que luchen por esta situación. Se está avanzando con la creación de estudios oficiales con el primer grado creado en 2010 y con las asociaciones que luchan por los valores y por los profesionales del protocolo. La profesión no está reconocida, no hay ni epígrafe en la Seguridad Social, esto es algo que debe cambiarse. El protocolo no tiene la visión ni el reconocimiento que debe tener, no solo se organizan fiestas y se ponen alfombras. Por otro lado, los medios de comunicación tampoco ayudan a un reconocimiento digno de la profesión del protocolo y las relaciones institucionales, se da una visión no real de la profesión y se trasmite que el protocolo es un gasto innecesario. Una vez más, reitera y postula de nuevo a las asociaciones como uniones que trabajan para que la profesión sea reconocida como se merece".

Esta mesa de debate continuó con las nuevas tendencias y exigencias para el profesional de los eventos. En primer lugar, Enrique Viñes, jefe de Protocolo del Ayuntamiento de Castellón, realizó un análisis del cargo que él tiene en la institución donde desarrolla su labor profesional. Apostó por que sea un funcionario el que esté al frente del protocolo en las instituciones públicas. "En el caso de que sean asesores lo que lleven estos temas se corre el riesgo de no imparcialidad profesional". También señaló que la formación también es importante para este tipo de puestos. "El grado oficial es indispensable para poder acceder a estos puestos, pero se deben complementar con otros cursos, idiomas, etc". Por otro lado, Virginia Navarro, jefa de protocolo y relaciones institucionales de la Diputación de Córdoba, analizó la situación de la oficina de protocolo de su institución profundizando en los recursos humanos que ellos tienen. En la bolsa específica de técnicos de protocolo se encuentran con gente que no tiene estudios específicos de protocolo, "algo que no puede suceder. El personal de protocolo siempre tiene que ser fijo y no eventual. La institución no debe depender de trabajadores que pueden ir cambiando". Este equipo organiza eventos en la institución, tanto propios como externos. En estos actos están abiertos a la innovación, pero se encuentran con barreras en cuanto a los espacios y tradiciones. "La escenografía y el mobiliario es el que tienen, y solo pueden contratar materiales en determinados actos. Se gasta más presupuesto en roll up o en traseras, ya que son bastante beneficiosos para el mensaje visual del evento. La profesión hay que respetarla y los medios de comunicación, en muchas ocasiones, no lo hacen. De todas maneras, no son los únicos, también los invitados o el personal de la propia institución". Por otro lado, Ana Martín, coordinadora de Protocolo y Relaciones Institucionales de la Comunidad de Madrid, apuntó que los profesionales del protocolo "trasmiten el mensaje de la institución a los asistentes del acto o a las personas que nos ven en las redes sociales. Debemos tener en cuenta que el protocolo es un lenguaje que trasmite un determinado mensaje a la sociedad. La puesta en escena de los actos institucionales dice mucho más que el propio mensaje que la autoridad está diciendo en su discurso. La gente muchas veces no escucha y se queda con la estética. Debemos olvidarnos del protocolo rígido y tradicional y favorecer un protocolo más cercano, más humano que intente acercar la distancia que se ha creado entre las instituciones y los ciudadanos. Los eventos sencillos y con detalles llegan más que grandes producciones de altos presupuestos. La forma que tiene la administración de difundir su mensaje depende de los profesionales de la organización de eventos". Continuando con la mesa, Justo Marín, jefe de Protocolo y Actividades Institucionales del Ayuntamiento de El Ejido, analizó los requisitos para poder desarrollar labores de protocolo y organización de eventos apostando por una formación oficial al respecto. "Los ocupantes del puesto de protocolo deben ser funcionarios de carrera con titulaciones oficiales y que se tengan en cuenta. Los profesionales no tienen que ser sus propios enemigos y deben estar unidos y juntos ante esta situación".

BLOQUE 5. Protocolo como herramienta de comunicación, gestión y transmisión de valores corporativos. La gestión de los públicos. Los eventos como herramienta estratégica de las ciudades. La contratación externa de agencias y proveedores

 

Para finalizar la mañana se continuó con el Bloque 5, centrado en el protocolo como herramienta de comunicación y gestión de trasmisión de valores corporativos, gestión de públicos y eventos como estrategia de las ciudades. Este Bloque lo inició María del Carmen Martínez, del Servicio de Comunicación Institucional de la Consejería de Empresa, Empleo, Industria y Medio Ambiente de la Región de Murcia. Habló a los asistentes sobre los reglamentos de protocolo y honores como herramientas de relaciones públicas en la Administración municipal en España. El 77,33% de los Ayuntamientos cuentan con Reglamentos de Honores y Distinciones mientras que el casi 11% cuenta con un reglamento de protocolo. "En los últimos años se ha ido aumentando, e incluso duplicando, el número de reglamentos de honores". Una vez analizados, propuso un modelo completo en el que se detalle de forma completa los honores y distinciones, así como el protocolo de la institución o cuestiones administrativas, un documento que esté unificado. "La mayor parte de los ayuntamientos no disponen reglamentación adecuada. Se necesita implementar un reglamento de protocolo al que se incorporen los honores con el fin de elaborar una correcta herramienta para gestionar relación con los públicos. A día de hoy, existen iniciativas legislativas al respecto por parte de algunos municipios".

Como continuación del bloque, José Bonilla, socio director de Jotamás Eventos, acercó a los asistentes a las aportaciones que hacen las agencias especializadas privadas al protocolo oficial. "No hay que subestimar nunca a las empresas de eventos, aportan valor a los actos oficiales mejorando su mensaje. Por ello, hay que escucharlas y no imponerles ideas y criterios sin valorar antes lo que pueden aportar. Las agencias con conocimientos de protocolo tienen un valor añadido y se diferencian del resto con las que compiten, aportan valores a los eventos haciendo que las ciudades se posicionen y se genere una visión de ellas que aporte beneficios". Bilbao organiza grandes eventos nacionales e internacionales que generan un posicionamiento del municipio. También dan beneficios económicos como los premios MTV o Bilbao Rugby Finals 2018 que dejaron unos 37 millones de euros. Crean asesoramiento en líneas estratégicas de eventos de ciudad. El gabinete de protocolo debe supervisar todos los eventos, por lo que las empresas privadas no harán nada sin que ese gabinete esté al tanto. José Bonilla animó a las instituciones públicas a contratar agencias privada para ahorrarse dinero, optimizar recursos, mejorar el control y seguimiento del evento, renovar ideas y aprovechar recursos propios de la ciudad.

Para finalizar el bloque, Alfonso Yagüe, director de Comunicación del Ayuntamiento de Yecla, analizó la responsabilidad social corporativa y su relación con los eventos organizados desde los ayuntamientos. "El interés de integrar la RSC se está instaurando poco a poco en la sociedad. Los ayuntamiento deben velar por el desarrollo sostenible de sus municipios, actualmente crecen las demandas de los ciudadanos para que los gobiernos se comprometan con la sostenibilidad. Con una buena planificación de recursos podemos hacer eventos más sostenibles y potenciarlos de forma más óptima. La RSC no solo tiene que ser externa, también debe jugar un papel destacado en las actividades y estructuras internas de la institución. Para aplicar la RSC en los eventos debemos estimular la actividad local. Además, debemos realizar una gestión sostenible de los actos mediante la eliminación de residuos, agua, energía, etc. La accesibilidad y la movilidad es otro de los factores a tener en cuenta ya que debemos pensar en todos los invitados, no solo se debe pensar en accesibilidad física, también debemos incluir lenguaje de signo o accesibilidad en la página web para que la administración local llegue a todos los ciudadanos. Los eventos deben dar visibilidad y apoyar las causas sociales, son el escenario ideal para que las instituciones demuestren su compromiso. Todo debe ser comunicado correctamente con una comunicación trasparente y abierta".

 

 

BLOQUE 6. El protocolo local en eventos especializados: tomas de posesión, eventos deportivos, bodas y otras ceremonias sociales

 

La tarde del viernes dio paso al Bloque 6 dedicado al protocolo local en eventos especializados, tomas de posesión, eventos deportivos, bodas y otras ceremonias sociales. Para iniciar este bloque, contamos con una mesa-coloquio centrada en ceremonias de toma de posesión donde se analizan los problemas y propuestas. En primer lugar, Javier Castaño, jefe de protocolo de la Junta de Extremadura, analizó la forma de juramento que marca la ley y las diferencias entre las normativas de las diferentes comunidades autónomas. José María Soler, Jefe de Protocolo del Ayuntamiento de Huércal-Overa, comentó diferentes facturas y el ceremonial llevado a cabo en este tipo de eventos, como la entrega del bastón de mando y la persona que debe entregarlo. Además, planteó la necesidad de tener un documento donde se refleje de forma detallada los pasos que se deben seguir para realizar los eventos de toma de posesión "y que no solo se basen en algunos puntos que se fijan en la normativa". Por otro lado, Harold Rivero, técnico de Protocolo del Cabildo insular de Tenerife, comentó a los asistentes que en su caso la toma de posesión se realiza durante un pleno, "lo que hace que el evento esté más encorsetado. Para ello, visten la sala de una forma diferente, de una forma más solemne para diferenciarlo y convertirlo en un acto solemne. Esta sala no es de un aforo tan grande, por lo que normalmente tienen que meter más sillas e incluso retransmitirlo en streaming. En la toma de posesión no utilizan el crucifijo y plantea un debate sobre la utilización de este tipo de símbolo en los eventos". Posteriormente, Luis Rojo, Jefe de Protocolo del Ayuntamiento de Gijón, analizó las tomas de posesión de su ciudad afirmando que la indumentaria "se ha modificado por la entrada de otros partidos políticos en el pleno. Además, la sala del pleno no es demasiado grande, lo que provoca que sea un espacio un poco complicado para poder desarrollar allí el evento". A continuación, Josep Canadell, Jefe De Protocolo de la Diputación de Tarragona, afirmó que el acto de toma de posesión debe marcar el estilo y el nivel de los actos que se van a hacer en todo el mandato. "Deben ser eventos de fuerte tradición, pero con estilo frescos y cercanos". Aconsejó a los asistentes que se debe tener claro "que son eventos que afectarán a toda la corporación, a la institución y a los miembros del equipo de protocolo. La invitación de este tipo de actos puede lanzarse desde la secretaría de la corporación, desde el alcalde en funciones o desde la institución. Es importante que las personas que van a acudir al evento sepan con detalle lo que va a suceder así como todos los datos de interés del propio evento. Al igual que en casos anteriores, el salón de plenos no es muy grande por lo que se necesita espacio adicional. En este caso se amplía con el patio central mediante la retrasmisión en directo con pantallas".

Continuó la tarde con el protocolo para las autoridades en los eventos deportivos. Jonathan Santos, Jefe De Protocolo de la Federación Española de Baloncesto y ex Jefe De Protocolo del Ayuntamiento de San Cristóbal de la Laguna, analizó la organización de eventos organizados por la federación durante la copa del mundo celebrada en Canarias. Destacó la labor de los voluntarios en este tipo de eventos y su gran labor durante el desarrollo de los campeonatos. Este tipo de eventos conllevan diferentes tipos de ceremonias y actos. "Otro punto a tener en cuenta son los palcos deportivos, ya que son la presidencia de estos eventos y por ello se tiene que tener especial cuidado con ellos". Por otro lado. Joaquín Romañach, Director de Protocolo del Ayuntamiento de Barcelona, acercó a los asistentes a la organización de los palcos deportivos. "Para comenzar, debemos tener en cuenta el tipo de autoridades que están presentes en los eventos y considerar las autoridades institucionales deportivas y las autoridades deportivas propiamente dichas. Para organizar cualquier palco también se debe conocer quién es el anfitrión, quién organiza el evento para poder realizar un ordenamiento más adecuado. Recordemos que el anfitrión es el propietario del campeonato o evento que se está celebrando. En el caso de una copa internacional, será el presidente de la federación internacional, por lo que se ubicará delante del presidente de la federación nacional. Este tipo de evento conlleva la ejecución de diferentes eventos alrededor del campeonato principal y se debe tener en cuenta a quién se invita. Además, no se debe valorar solo el Real Decreto de precedencia, es conveniente considerar otro tipo de ordenaciones internas o de anfitrionaje".

El siguiente turno fue para las ceremonias sociales organizadas por los ayuntamientos. Montserrat Pascual, jefa de Relaciones Ciudadanas y Protocolo del Ayuntamiento de Tarragona, analizó las ceremonias y el esquema que siguen a la hora de realizar las bodas en su consistorio. Se apuesta por la personalización de las ceremonias. "Previamente se habla con los novios y se cierra con ellos el tipo de boda o detalles a utilizar. La música también se personaliza en los enlaces, el 70 % es clásica, el 25% moderna y el 5% rock. A la hora de finalizar se realiza la firma del acta oficial y el acta de recuerdo que se entrega a los novios. Existen otros espacios municipales al aire libre, monumentos, etc. que se pueden utilizar para las bodas. Los novios que quieran casarse en estos espacios singulares tienen que solicitarlo y abonar las tasas previas. Además, se debe pactar con el concejal ya que se debe desplazar para oficiar la ceremonia. También existen espacios de propiedad privada; antes se desplazaba a los concejales, pero en la actualidad no se suelen realizar de esa manera". Por su parte, Lidia Hierro, jefe de Protocolo del Ayuntamiento de La Oliva, apuntó que la comunicación en los eventos, "contra más sencilla, más eficaz es. Hay herramientas que pueden parecer obsoletas, pero que no lo son tanto a la hora de organizar los eventos. La flexibilidad debe estar presente en estos eventos en los que se debe escuchar a los novios y así organizar una boda muy cercana y acorde a sus gustos". Por último, Ángeles Polo, responsable de Protocolo, Ceremonial y Relaciones Externas del Ayuntamiento de Teruel, afirmó que desde su departamento se tramita todo lo relacionado con las ceremonias y bodas. "Este tipo de evento son los únicos actos sociales que tienen en la casa consistorial".

MESA DE CLAUSURA. Plataformas profesionales específicas para generar unificación o contraste de criterios. Reflexión sobre los modelos asociativos para los profesionales del ámbito oficial

El último debate del Congreso, la mesa de clausura del mismo, debatió sobre las plataformas profesionales específicas para generar unificación o contraste de criterios. Juan Ángel Gato, presidente de la Asociación Española de Protocolo, indicó que se recogerán las conclusiones de este encuentro para poder avanzar y mejorar la profesión con todos los debates establecidos. Javier Eiroa, presidente de la Asociación de Comunicación, Relaciones Públicas y Protocolo de Córdoba, que apostó por el protocolo como elemento de convivencia "sin que sea una simple herramienta de comunicación", indicó que debemos trabajar para que sea un disciplina científica y transversal. "Todas las asociaciones luchan por el éxito y la unidad de la profesión, así como por separarse de una protocolo barroco y acercarse a la innovación y creatividad". Ignacio Arango, ex jefe de protocolo del Ayuntamiento de Siero y CEO CN Eventos, señaló que hay una desilusión general y que "tenemos que luchar para que eso se convierta en ilusión y conseguir que esa motivación se mantenga para no extinguirse". Y Josep Solá, jefe de Protocolo del Ayuntamiento de Terrasa y presidente de la Asociación Catalana de Protocolo y Relaciones Institucionales, manifestó que queda mucho camino por recorrer, "pero que se va en buen camino. El asociacionismo es básico y fundamental para poder avanzar; entre muchos se alcanzan mayores metas. Las diferentes asociaciones deben colaborar estrechamente para dar soluciones más óptimas".

 

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V Congreso Universitario de Comunicación y Eventos: El valor de los eventos (#loquevale)

El Real Jardín Botánico de Madrid acoge la última jornada del IV Congreso, un auténtico "museo vivo" que acoge eventos "mágicos y especiales"

El primer congreso fue la “Comunicación en vivo” (2013). El segundo la “Escenificación del Mensaje” (2014). El tercero el “Público como protagonista” (2015). El cuarto “BuildingBrand” (2016). La quinta edición del renovado Congreso Universitario de Comunicación y Eventos que promueve la International School of Event Management & Communication (ISEMCO), junto a la Universidad Rey Juan Carlos, plantea este año otro nuevo reto: “El valor de los eventos”. Madrid, 1, 2 y 3 de junio de 2017, será de nuevo el punto de cita de profesionales y personas interesadas en el mundo de la organización de los eventos, la comunicación, el marketing, las relaciones institucionales, la producción y el protocolo.

 

De sobra es conocido que la industria de los eventos es una de las más importantes de España, con una alta incidencia en el Producto Interior Bruto (PIB). Genera ingresos relevantes a la economía nacional, pero más allá del dinero, ¿cuál es el valor de los eventos? Los que organizan las corporaciones empresariales, las entidades públicas, las organizaciones deportivas y culturales, fundaciones, universidades, asociaciones y cada uno de nosotros en el denominado protocolo social donde al año se registran cientos de miles de “micro” eventos. El poderío turístico español tampoco se concibe sin esta industria que mueve ella sola más de la mitad del número de turistas que visitan nuestro país gracias al denominado “Turismo de negocios o de reuniones”.

 

¿Y cuánto vale un evento? ¿Cómo se valora? ¿Qué beneficios deja a la sociedad? ¿Cómo se puede ser más eficaz en la inversión? ¿Cómo negociar con proveedores alcanzando la máxima calidad? ¿Cómo medir los resultados (ROI)? ¿Cómo diseñar un evento que nos permita medir dichos resultados? ¿Cómo hacer rentables los actos institucionales? ¿Qué es lo que más se valora hoy por los públicos que en ellos participan? Y así un sinfín de preguntas que van más allá de lo estrictamente económico para entrar en lo esencial del  valor de un evento: ¿qué puede aportar más que posible negocio o reputación o sencillamente entretenimiento o celebración? ¿Y qué dicen los patrocinadores? ¿Qué esperan del evento que van a financiar? ¿Tienen que intervenir más en el diseño del acto? ¿Le ha salido a Pepsi rentable patrocinar el espectáculo de Lady Gaga en la Super Bowl 2017? ¿Qué rentabilidad le genera a Moët & Chandon patrocinar los Goya? Y las televisiones y otros medios de comunicación, ¿tienen algo que decir sobre nuestras propuestas para eventos mediáticos? ¿Son realistas los impactos en redes sociales de nuestros eventos? ¿Generan tanto valor como se dice?

 

En este quinto encuentro pretendemos ahondar en el cumplimiento de los objetivos de los eventos y relacionarlo con su gestión económica y de recursos humanos, observándolo desde la perspectiva global de todos los profesionales especializados que contribuyen a su organización. Es hora de ahondar en esa compleja faceta de la viabilidad de los eventos y analizar si realmente son rentables (económica, política o socialmente) y, si no lo fueran, qué habría que hacer para que lo fueran.

 

Un Congreso en el que pretendemos entrar en la iniciativa emprendedora por lo que no faltarán ponentes que nos trasladen su experiencia de cómo abrir una agencia o consultoría e ir haciéndose con una cartera de clientes que haga viable su proyecto. Reflexionaremos sobre los concursos y licitaciones de las instituciones públicas y del siempre conflictivo proceso de la selección de proyectos por las empresas consumidoras de eventos. Damos un paso más y desde el sector vamos a ocuparnos de lo que hemos llamado genéricamente el “valor de los eventos”.

 

Por supuesto, no faltarán las experiencias en organización de eventos, temáticas de protocolo institucional y aportaciones novedosas en el ámbito de la producción y catering.

 

Estructura del Congreso

 

El V Congreso se estructura en dos partes: la plenaria y los talleres opcionales. Las sesiones plenarias se desarrollarán en el Hotel Silken Puerta de América (Avenida de América, 41) y los talleres se realizarán en el campus del centro colaborador de la Universidad Rey Juan Carlos ISEMCO (antes ISPE/ISCE), en la Calle de Moscatelar, 23. La asistencia a estos talleres tendrá una cuota simbólica adicional y por la asistencia se entregará certificación universitaria.

 

Comunicaciones

 

Las personas interesadas en presentar comunicaciones podrán hacerlo, si bien las mismas deberán presentarse en formato escrito y se colgarán de la web oficial del Congreso. La defensa se realizará en calendario a señalar dentro del marco del Congreso.

 

La temática de las comunicaciones han de girar sobre el mundo de los eventos, la comunicación, la producción, las relaciones institucionales, el marketing y el protocolo. Dentro de estos campos la temática es libre. Los textos han de ajustarse a las normas que se estipulan en la web oficial.

 

Para presentar comunicaciones es necesario que los interesados se inscriban previamente en el Congreso.

 

Ponencias

 

Cualquier profesional en ejercicio que lo desee, además de poder optar a presentar comunicaciones, puede proponer la impartición de una ponencia sobre cualquier temática relacionada con la profesión de organización de eventos. Solamente debe remitir su propuesta temática (con un breve resumen al respecto) y si el Comité Científico lo considera de interés será incluido en el programa general del Congreso.

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Los códigos de etiqueta de los nuevos políticos protagonizan la sesión de la tarde

Los códigos de etiqueta de los nuevos políticos protagonizan la sesión de la tarde

La sesión de esta tarde tuvo un claro protagonista: los códigos de etiqueta de los nuevos políticos. Una conferencia de Paloma Tortajada, subdirectora del programa "La Mañana" de la COPE, y una mesa redonda que llevó por título "¿Hay que renovar los códigos de etiqueta en los diferentes tipos de eventos?", coparon claramente esta temática con una gran interactividad con el público asistente, que también debatió y preguntó.

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Dario Regattieri: "Para ser relevante en los eventos hay que emocionar"

Dario Regattieri: "Para ser relevante en los eventos hay que emocionar"

El CEO de Eventisimo, Dario Regattieri, asombró una vez más con una de sus particulares y sorprendentes ponencias, en esta ocasión, con la titulada "La sorprendente fuerza de la creatividad emocional en los eventos". Y lo hizo dentro del tercer papel que se celebró en l IV Congreso Universitario de Comunicación y Eventos, "Tendencias en tecnología, escenografía, diseño de espacios y creatividad innovadora en eventos". Habló de emociones y de creatividad, de sorprender. "Para ser relevante en los eventos hay que emocionar", sentenció.

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Carlos Fuente: "Hacen falta cambios en el concepto de nuestra profesión si queremos recuperar el estatus que teníamos"

Carlos Fuente: "Hacen falta cambios en el concepto de nuestra profesión si queremos recuperar el estatus que teníamos"

Las sesiones de la tarde comenzaron con Carlos Fuente, director del Instituto Universitario de Protocolo de la Universidad Camilo José Cela (UCJC) y vicepresidente primero de la Asociación Española de Protocolo (AEP). Y lo hizo con su ponencia "Los retos del responsable de protocolo institucional ante el nuevo mapa político y social en España y en Europa".